Dans le milieu professionnel, la communication n’est pas toujours un art qui est parfaitement maîtrisé, surtout dans les réunions. Ces moments privilégiés sont censés rebooster l’esprit d’équipe, la fidélité de vos collaborateurs tout en leur donnant une ligne de conduite pour l’atteinte des objectifs. Voici un guide pour bien conduire vos réunions de façon efficace et tirer le bénéfice d’une communication bien structurée.
1) La préparation
Avant tout chose, il est primordial de bien vous préparer et de définir les attentes de la réunion. Qui sera présent ? Quelles seront les interventions ? Quel sera le sujet principal qui sera abordé ? Quelles sont les autres questions que je peux soulever ?
En fonction de ces éléments, vous pourrez alors structurer l’information pour pouvoir apporter des éléments sous forme de power point, de graphiques, de photos, et de vidéos. Vous devez préparer ces visuels pour appuyer votre présentation et retenir l’attention des personnes présentes : chacun pourra ainsi prendre des notes et mieux comprendre le message que vous souhaitez véhiculer.
La phase de préparation passe aussi par une prise de température auprès de votre service : par exemple, vous pouvez faire part de cette réunion à vos collaborateurs pour connaître les difficultés rencontrées, les conflits ou encore les freins qui existent à l’atteinte des objectifs. Vous pourrez alors les aborder et proposer des solutions ou ouvrir le dialogue.
Enfin n’oubliez pas de communiquer sur la réunion en faisant un email commun à toutes les personnes qui sont conviées : celui ci doit contenir la date, l’heure, le lieu ainsi que l’objet principal qui sera abordé. Ainsi, si vous avez des retours avec des questions par e mai, vous pourrez les aborder lors de la présentation et vous pourrez y répondre de façon précise.
2) La présentation
Pour qu’une réunion soit réussie, le message doit être clair et parfaitement compréhensible. Ainsi, avant de commencer, donnez le ton en indiquant l’objet de la réunion, les objectifs et l’importance de la présence des collaborateurs présents.
Pour qu’il soit bien assimilé par les personnes qui seront présentes, n’hésitez pas à être bref et à mettre les points en avant sur supports d’appui. Ne perdez pas de vue que la redondance est une clef fondamentale pour une bonne assimilation sur le long terme alors même si vous avez l’impression de vous répéter, soyez à l’aise mais soyez vigilant d’utiliser des variantes.
Enfin, chacun des collaborateurs présents doit avoir droit à la parole. Une fois votre présentation terminée, vous pouvez par exemple finir sur un tour de table pour connaître le ressenti et les questions de chacun. Attention : vous devez y répondre de façon précise et oser dire « je ne sais pas mais je reviens vers toi avec l’information plus tard ».