Pour toutes les entreprises, tenir une réunion professionnelle est un excellent moyen de booster leurs productivités et dans une autre mesure de trouver des réponses pertinentes à des problèmes d’ordre techniques ou financiers. Les réunions permettent aux cadres d’exprimer leurs idées concernant la thématique abordée. Vous désirez savoir comment favoriser la libre expression des idées de vos collaborateurs au cours d’une réunion ? Voici ce dont vous devez faire.
Désigner un bon animateur de réunion
Un bon animateur de réunion est une personne qui possède les qualités d’un meneur. Il ne doit être ni autoritaire, ni trop laxiste. L’idéal est de choisir un animateur parmi vos collaborateurs. Confier les rênes de la réunion à un dirigeant de l’entreprise ou un supérieur hiérarchique est l’erreur qu’il ne faut surtout pas commettre. En voyant que la conférence est conduite par l’un des leurs, vos collaborateurs se sentiront plus en confiance. Cela augmentera le taux de participation qui ne sera que bénéfique pour vos activités.
En tant que managers, faites preuve de modestie
Les managers échouent, car ils ne valorisent pas assez leurs collaborateurs. Le principe est le même durant les réunions professionnelles. Il ne faut pas hésiter à rappeler que le succès d’une entreprise repose sur le savoir-faire et l’expertise de tous les membres d’une équipe. Ainsi, ces derniers seront plus motivés à participer à la réunion plutôt que d’écouter. Prendre un moment pour mettre en valeur les contributions d’un collaborateur favorisera l’émergence d’un climat d’engagement. Tout est une question d’assurance. Lorsqu’il est en confiance, le collaborateur ne ressentira aucune gêne au moment d’exprimer ses idées. Si vous avez décidé de convoquer une réunion pour blâmer un collaborateur qui aurait mal fait son travail, sachez que ce n’est pas la bonne marche à suivre.
Montrez que vous vous intéressez vraiment aux idées de vos collaborateurs
Que vous agissiez en tant qu’animateur de réunion ou en tant que manager, vous devez vraiment écouter ce que vos collaborateurs ont à dire. Ne soyez pas hostiles vis-à-vis des nouvelles idées, et n’ayez pas peur de le montrer. Faites en sorte que la personne qui s’exprime ait vraiment la sensation d’avoir été entendue, cela stimulera l’envie des autres à faire pareil. À certains moments de la réunion, il est important de rappeler aux participants ce que vous avez retenu de leurs idées, notamment lorsque les décisions qui vous semblent pertinentes vont à l’encontre de ce dont ils sont dits. Vous pouvez même transgresser les codes en provoquant la controverse avant de réhabiliter l’opinion, ainsi le débat sera encore plus fructueux.
Faites preuve d’impartialité parmi vos collaborateurs
Durant le débat, vous avez l’autorité d’interrompre un intervenant, mais bien entendu, il faut toujours le faire positivement. Dans le cas contraire, vous n’allez soulever que la désapprobation générale. Plus important encore, vous devez accueillir toutes les idées d’une manière impartiale. Évitez de montrer des signes de préférence, cela n’aura que pour effet de refréner la volonté des membres présents à prendre la parole.