Le home office se développe et de plus en plus d’employés veulent travailler de chez eux. La délocalisation des bureaux est aussi une source
de travail à distance. Mais pour les managers cette nouvelle forme de travail peut être délicate à gérer. Il est donc indispensable de connaître
les astuces pour une gestion réussie.
Un schéma différent pour les mêmes buts
Le manager a l’habitude de garder à l’œil ses équipes. Mais lorsque celles-ci travaillent à distance, ou lorsque le manager travaille à distance,
il est impératif de prendre de bonnes habitudes afin de donner des informations précises, de suivre les différents dossiers, de contrôler le
travail et de dynamiser les équipes. Il est donc indispensable de créer un plan de travail sur le long terme afin d’offrir une structure précise que chacun, quelle que soit la distance, puisse s’y référer. Il est aussi intelligent de faire comprendre à son équipe qu’elle n’est pas seule. Pour cela mettre en place des rendez-vous réguliers – une fois par semaine par exemple – est incontournable. Ces réunions seront réalisées grâce aux visioconférences, plus efficaces qu’un simple appel. Le manager peut en effet avoir un réel contact visuel, toujours très important pour créer un lien. Il pourra dès lors observer ses « troupes », les remotiver, leur donner les buts à poursuivre… Si cela est possible, il peut s’avérer très utile de réunir « en personne » une fois par mois par exemple les équipes afin de discuter d’un sujet précis et de remettre sur le droit chemin, les employés. Si cela n’est pas possible, il ne faut pas hésiter à aller rencontrer le maillon faible en personne le plus rapidement
possible.
Il est aussi incontournable de définir des limites précises. Demandes de renseignements, appels, mails… Vos collaborateurs peuvent rapidement vous submerger de leurs interrogations. Il est donc utile d’imposer un planning précis de vos disponibilités. A l’inverse, les personnes qui travaillent à distance peuvent décider de travailler en solitaire, en pensant que vous êtes loin et donc que vous ne vous souciez pas d’eux. N’hésitez pas à collaborer avec eux durant les périodes où vous êtes joignable. Vous devez être réactif et répondre aux problèmes
rapidement. Votre équipe doit pouvoir compter sur vous. La proximité est l’atout majeur de ce type d’expérience.
Utiliser à bon escient les nouvelles technologies
Conf-call, visioconférence, internet et intranet sont des outils indispensables pour le travail à distance. Nous avons déjà vu l’utilité des réunions virtuelles. Pour encore plus de contacts, vous pouvez mettre en place un intranet facile à utiliser. Celui-ci va recenser en un seul point tous les documents essentiels au bon fonctionnement de votre équipe : process, fiches produits, informations diverses, planning, procédures à respecter, buts à poursuivre… Vous pouvez aussi y intégrer des comptes rendus des différentes opérations mises en place – avancement, blocage… – et des conférences qui ont eu lieu. Il est également possible de se tourner vers des outils de gestion collaborative également trèsutiles pour un travail collaboratif sans faute.
N’hésitez pas à diversifier vos contacts. Téléphone, ordinateur, smartphone, vous pouvez mettre en place un plan de contact précis. Une
visioconférence pour démarrer la semaine, des appels pour les cas urgents, des SMS pour les informations utiles et les rappels, des mails
pour les débriefings. Ces outils sont vos alliés principaux pour motiver vos troupes.
Enfin, autre outil incontournable, même si celui-ci n’est pas nouveau, la confiance dans son équipe. Vous devez naturellement surveiller leur
progression, mais aussi les laisser libres de prendre des décisions dans l’urgence si cela s’impose. Ne leur donnez pas l’impression d’être
surveillés en permanence !